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Abwesenheitsnotiz: Das richtige Formulieren einer Abwesenheitsnotiz
Der letzte Schritt vor dem wohl verdienten Urlaub ist meistens eine Abwesenheitsnotiz, die man in seinem E-Mail-Programm einrichtet. Für viele stellt sich dabei die Frage, wie diese Notiz formuliert werden soll. Ob formell oder humorvoll - letztendlich ist jede Abwesenheitsnotiz besser als gar kein Hinweis. Trotzdem ist es ratsam, einige grundlegende Informationen zu beherzigen.
Die wichtigsten Inhalte einer Abwesenheitsnotiz
Eine gelungene Abwesenheitsnotiz beinhaltet als erstes einen Betreff. In diesem wird standardmäßig “Abwesenheitsnotiz” geschrieben. Diese klassische Variante des Betreffs landet aber auch schnell mal im Spam-Ordner. Aus diesem Grund kann man auch alternativ auf die Formulierung “Ich bitte um etwas Geduld” zurückgreifen.
In einem zweiten Schritt sollte man sich für eine geeignete Anrede entscheiden. Diese kann wahlweise eher formell oder etwas persönlicher sein. Ein Satz wie “Guten Tag und vielen Dank für Ihre Nachricht” wäre hier beispielsweise angebracht.
Nun sollten die wichtigsten Informationen aufgeführt werden: Ab wann ist man wieder erreichbar? Was ist der Grund für die Abwesenheit? Die Information, ab wann man wieder erreichbar ist, hinterlässt hierbei einen besseren Eindruck als die bloße Abwesenheitszeit.
In einem letzten Schritt bietet sich Raum dafür, dem Absender mitzuteilen, sich in dringenden Fällen an einen Kollegen zu wenden. Zudem sollte beachtet werden, dass die Abwesenheitsnotiz auch in anderen Sprachen verfasst werden muss, wenn Geschäftspartner und Kunden aus dem Ausland zum Netzwerk gehören.
Eine Schlussformel wie “Mit freundlichen Grüßen” rundet die Nachricht dann ab.
Zusammengefasst sollte eine Abwesenheitsnotiz also immer knapp gehalten und unnötige Informationen weggelassen werden.
Teamintern - freundlich und locker
Eine Abwesenheitsnotiz muss aber nicht immer formell sein. Im teaminternen Umfeld kann sie auch gerne mal lockerer und herzlicher formuliert werden. “Ich bin dann mal im Urlaub und ab dem TT/MM/JJ wieder für euch da - bis dahin, arbeitet nicht zu viel”. Wichtig ist hierbei, dass der Ton zur internen Kommunikation im Unternehmen passt. Zudem muss die Abwesenheitsnotiz mit der eigenen Rolle stimmig sein. Vorgesetzte sollten auf zu saloppe Floskeln eher verzichten. Andersherum sollten sich Mitarbeitende auch darüber bewusst sein, dass der Chef die eigene Abwesenheitsnotiz lesen könnte.
Wieder am Arbeitsplatz
Wenn man sich nach dem wohlverdienten Urlaub dann am Arbeitsplatz wiederfindet und neben dem überfüllten E-Mail-Postfach auch noch die Tagesarbeit erledigen muss, gibt es noch weitere wichtige Dinge zu beachten:
Es lockt der Versuch, das Rückkehrdatum in der Abwesenheitsnotiz um einige Tage nach hinten zu verschieben. Davon erhoffen sich die Urlaubsrückkehrer, die bereits angehäuften Mails in Ruhe bearbeiten zu können, ohne dass neue Mails oder Anrufe den Arbeitsfluss stören. Von diesem Prinzip ist allerdings abzuraten. Wenn man doch einmal reflexartig an das klingelnde Telefon rangeht oder fehlinformierte Mitarbeiter ins Büro kommen, kann dies schnell für Verwirrung sorgen. Aus diesem Grund ist es ratsam, das richtige Datum anzugeben und die Abwesenheitsnotiz bei Arbeitsbeginn nach dem Urlaub auszuschalten.
Tim Adler / Redaktion finanzen.net