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#1 Entscheidende Informationen
Letztlich ist fast jede Abwesenheitsnotiz besser als gar keine Abwesenheitsnotiz. Die grundlegenden Anforderungen sind simpel: Ab wann darf mit einer Antwort gerechnet werden? Gibt es Kollegen, die einen vertreten? Solo-Selbstständige haben diese Option natürlich nicht. Bei Ihnen lohnt es sich vielleicht, eine separate E-Mail-Adresse einzurichten, an die sich ausgewählte Kontaktpersonen im Notfall wenden können.
#2 Abwesenheitsnotiz knapp halten
Die weitere Gestaltung der Abwesenheitsnotiz ist eine Stilfrage und hängt auch von den Gepflogenheiten des Unternehmens beziehungsweise der Branche ab. Manche Menschen kommen gern sofort zum Punkt und scannen am liebsten nur ein, zwei kurze Sätze. Andere wissen eine Abwesenheitsnotiz zu schätzen, die wie eine reguläre Nachricht verfasst ist, also mit Ansprache und Abschiedsgruß versehen ist. So oder so sollte die Botschaft zugunsten des Adressaten möglichst knapp gehalten werden. Wenn der Leser erst im dritten Satz feststellt, dass es sich hier um eine automatische Abwesenheitsnotiz handelt, ist etwas falsch gelaufen.
#3 Unnütze Informationen weglassen
Wer an eine persönliche E-Mail-Adresse schreibt, geht in der Regel nicht davon aus, dass die Nachrichten in Abwesenheit weitergeleitet werden. Einen entsprechenden Hinweis kann man sich deshalb meist sparen. Dasselbe gilt für die Einschränkung, dass Mails im Urlaub sporadisch gelesen werden. Das mag zwar korrekt sein, hilft dem Adressaten aber kaum weiter.
#4 Privatsphäre schützen
Selbstständige oder Menschen im Homeoffice möchten nicht unbedingt verkünden, dass sie gerade im Urlaub und deshalb womöglich längere Zeit nicht zu Hause sind. In diesem Fall kann die Abwesenheitsnotiz neutraler formuliert werden, etwa schlicht „ich bin nicht erreichbar“ oder „ich stecke in anderen Projekten“. Es kann zudem ratsam sein, die Signatur inklusive Privatadresse bei der Abwesenheitsnotiz zu deaktivieren beziehungsweise für dieses Szenario eine rudimentäre Signatur (zum Beispiel nur mit Namen, Jobtitel und E-Mail-Adresse) zu verwenden. Auf diese Weise teilen Sie Ihre Kontaktdaten nicht mit jedem Newsletter-Versender. Eine weitere Option ist es, das Versenden der Abwesenheitsnotiz im E-Mail-Programm nur an Kontakte aus dem Adressbuch zuzulassen.
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